Top 25 boekhoudtips van de profs

Het runnen van een bedrijf, ongeacht de omvang, is ondenkbaar zonder een solide boekhoudsysteem omdat het u, afgezien van het voldoen aan belastingvereisten, een concreet idee geeft van de financiële levensvatbaarheid van uw bedrijf. Maar wat is er nodig om uw boeken accuraat en betrouwbaar te houden?

Hier zijn de 25 beste boekhoudtips voor kleine bedrijven uit de profs:


1. Houd uw records georganiseerd

Dave Du Val, Chief Customer Advocacy Officer, TaxAudit

Een van de belangrijkste tips voor het bijhouden van kleine boekjes is om het hele jaar door georganiseerd te blijven zodat je niet hoeft te klauteren zoals een konijn op een windhondrace-circuit belastingtijd komt.

  • Verzamel verzamelingen en andere vereiste documentatie, zoals kilometerlogboeken.
  • Verzamel documentatie voor aankopen van meubels en apparatuur.
  • Controleer alle 1099-K-formulieren op juistheid en meld ze op uw belastingaangifte. Wacht om ze te ontvangen voordat je gaat bestanden.
  • Bereid u voor om alle ontvangen inkomsten weer te geven, inclusief contanten, cheques, creditcards, PayPal en ruilinkomsten.

2. Houd uw persoonlijke financiën gescheiden

Steve Pritchard, oprichter, Cuuver

U moet uw persoonlijke financiën volledig gescheiden houden van uw bedrijf. Wanneer u een eigen bedrijf start, bent u meestal verantwoordelijk voor vrijwel alles, inclusief boekhouden. Om uzelf het leven gemakkelijker te maken, is een fundamentele tactiek om op de lange termijn veel verwarring te voorkomen het opzetten van een aparte bankrekening voor uw bedrijf.

Als u dit doet, bespaart u veel tijd en energie wanneer u uw uitgaven doorzoekt, omdat u geen persoonlijke aankopen hoeft uit te filteren. Het is ook een goed idee om een ​​afzonderlijke bankkaart voor uw bedrijf te hebben, dus als u door uw facturen en ontvangsten loopt, weet u dat alle uitgaven betrekking hebben op bedrijfsgerelateerde items, waardoor u het boekhoudproces kunt versnellen .

Zie voor meer informatie Fit Small Business 'review van de beste zakelijke betaalrekeningen.


3. Gebruik Cloud Accounting Software

Lee Reams II, CEO, ClientWhys

Cloud accounting en boekhoudtoepassingen brengen realtime rapportage naar eigenaren van kleine bedrijven. Dit automatiseert veel van de vervelende boekhoudfuncties, maar vervangt niet de noodzaak van deskundige boekhoudkundige begeleiding. Het gezegde "vuilnis in" staat gelijk aan "vuilnis buiten" geldt voor de boekhouding.

Zien Fit Small Business 'aanbeveling van de beste boekhoudsoftware.


4. Maak een eenvoudig maar functioneel rekeningschema

Crystalynn Shelton, Accounting Specialist, Fit Small Business

Het rekeningschema is een lijst met rekeningen die wordt gebruikt om elke financiële transactie die uw bedrijf genereert te categoriseren. Uw rekeningschema weerspiegelt uw hele operatie en daarom wordt dit beschouwd als de ruggengraat van uw boekhoudsysteem.

Boekhoudsoftware wordt meestal geleverd met een vooraf ingestelde lijst met accounts waarmee u onderweg kunt beginnen, maar naarmate uw bedrijf groeit, moet u weten hoe u uw lijst kunt aanpassen. Enkele van de belangrijkste dingen om te onthouden bij het maken van uw rekeningschema zijn als volgt:

  • Stel accounts in die u nodig heeft en niets meer. Overdraag niet categoriseren.
  • Houd ze generiek. In plaats van accounts met klant- of leveranciersnamen te maken, is het meer functioneel om een ​​account per type transactie te vermelden.
  • Zorg ervoor dat u voor elk account het juiste accounttype selecteert, anders zullen er fouten in uw financiële overzichten voorkomen.

5. Bespaar geld op de kleinere dingen

Sarah Webb, President & COO, Plaid for Women, Inc.

Voordat u investeert in dure payroll-software voor slechts een paar werknemers, besteedt u tijd aan het leren hoe u het zelf kunt berekenen en stelt u een Excel-schema op. Ga vervolgens naar een herinnering in uw agenda voor alle vervaldatums: datums van de salarisadministratie, federale indieningsdatums en verblijfsdatums. Dit bespaart u veel tijd en nog belangrijker, geld, door het zelf te doen. Laat de professionals nog steeds je jaarlijkse rendement berekenen, maar bespaar geld op de kleinere dingen.


6. Ga digitaal met uw loonlijst

John Waldmann, mede-oprichter en CEO, thuisbasis

De beste boekhoudtip die ik een lokaal bedrijf kan geven, is het papierwerk te vernietigen en digitaal te gaan werken. Te veel lokale bedrijven gebruiken nog steeds papier om hun werknemers per uur te beheren. Door gebruik te maken van een software-oplossing zoals gratis urenregistratie van Homebase, kunnen lokale bedrijfsmanagers en eigenaren papierwerk elimineren, hun werknemersrecords opslaan in de cloud en uren rechtstreeks in loonadministratie- en boekhoudsoftware importeren. Dit maakt het uitvoeren van loonlijsten een fluitje van een cent, vereenvoudigt de boekhouding en bespaart uren per week voor drukke eigenaren en managers.


7. Segregate taken voor elk deel van de Cash Conversion Cycle

Ryan Hintenach, CPA, CFE, MBA, Manager, Concannon, Miller & Co.

Bedrijven dienen taken te scheiden, met name voor de cashconversiecyclus van een bedrijf, waaronder het betalen van leveranciers, het goedkeuren van leveranciersfacturen en het ontvangen van klantbetalingen. Deze taken omvatten het scheiden van de volgende bedrijfsprocessen: bewaring van activa, bijhouden van gegevens, autorisatie en reconciliatie. Segregerende taken helpen fraude te voorkomen. U wilt bijvoorbeeld niet dat dezelfde persoon verantwoordelijk is voor het opzetten van nieuwe leveranciers en het goedkeuren van leveranciersrekeningen om ook controles te beperken.


8. Maak uw bankafschriften regelmatig opnieuw

Paula Welsh, CEO en oprichter, 7 Charming Sisters

Lang geleden, toen ik mijn eerste bedrijf startte, gebruikte ik QuickBooks en legde ik elke uitgave religieus vast. Ik was echter bezig en bleef het uitstellen tot er 6 maanden voorbijgingen. Ten slotte had ik 6 maanden bankafschriften en boekhouding om te verzoenen. Natuurlijk, omdat de beste lessen degene zijn die je op de harde manier leert, heb ik een hoop fouten gemaakt: het invoeren van $ 1000 in plaats van $ 100, het omzetten van nummers, een paar vergeten items. En natuurlijk heeft dit allemaal mijn bedrijfsresultaten beïnvloed. Moraal van het verhaal: of u nu een boekhoudsoftware gebruikt of het met de hand doet, consistent verzoenen uw bankafschriften. Leer het niet op de harde manier.


9. Blijf op de hoogte van uw financiële gegevens op maandelijkse basis

Deborah Sweeney, CEO, MyCorporation.com

Het is belangrijk om het jaar na jaar bij te houden op basis van de maand, zodat u seizoensgebondenheid, verwachte trajecten en groei kunt evalueren. Als u maandelijks op basis van de inkomstencategorie meet, kunt u zien welke onderdelen van uw bedrijf toenemen, welke afnemen en op welke gebieden u mogelijk verbeteringen kunt aanbrengen. U kunt ook gebieden vinden waar u meer moet investeren, omdat uw ROI op bepaalde gebieden hoger is. Het is belangrijk om niet alleen de jaarcijfers bij te houden, maar maandelijks en driemaandelijks om de kortere termijn te beoordelen, maar ook in de loop van de tijd omdat er kleine schommelingen kunnen zijn, maar dit helpt u bij het opbouwen van trends.


10. Voer een zelfcontrole uit

Brian Ashcraft, directeur van Liberty Tax Service

Voer een zelfcontrole uit om uw geestelijke en financiële gezondheid te meten. Een audit kan net zo eenvoudig zijn als het afstemmen van uw boeken en het identificeren van achterstallige rekeningen om te verzamelen, tot meer complex op basis van de bedrijfsgrootte en -industrie en uw huidige bedrijfsgezondheid. Maak van de gelegenheid gebruik om echt door uw bedrijf te kijken en zorg ervoor dat er voldoende checks-and-balances zijn om eventuele vragen van de IRS te beantwoorden. Raadpleeg voor een gids voor uw branche de IRS-handleidingen voor audittechnieken gecategoriseerd per branche.


11. Los fouten zo snel mogelijk op bij het afstemmen

Adrienne Zimbro, eigenaar, InLine Accounting

Een van de grootste fouten die kleine bedrijven begaan, is dat ze hun rekeningen niet elke maand, of op zijn minst elk kwartaal, moeten afstemmen. Een nog grotere fout is om een ​​discrepantie te laten - er zou zelfs geen verschil van $ 0,01 moeten zijn tussen wat er in de bank zit en wat er in de boeken zit. Als dat zo is, stem dan NIET af. Het is het beste om de oorzaak van het probleem zo snel mogelijk te vinden, zodat het probleem kan worden verholpen. Anders zal het verschil overgedragen worden naar de volgende maanden totdat het verholpen is. Als uw boeken niet overeenkomen met wat er op uw bankrekeningen staat, zijn uw financiële overzichten niet juist.


12. Document & aftrek kosten die zijn voor persoonlijk / zakelijk gebruik

Joshua Zimmelman, president, Westwood Tax & Consulting LLC

Als u iets gebruikt voor zowel zakelijke als persoonlijke doeleinden (zoals een mobiele telefoon), kunt u een percentage van de uitgaven in uw belastingaangifte aftrekken op basis van het percentage zakelijk gebruik, maar u hebt gedetailleerde oproeplogboeken en andere documentatie nodig om steun dat. Als u uw auto voor uw bedrijf gebruikt, houdt u gedetailleerde gegevens bij en neemt u uw kilometerregistratieboek op in uw boekhouding, zodat u een percentage van uw voertuiguitgaven op uw belastingaangifte kunt aftrekken.


13. Gedetailleerde inventarisbestanden zijn belangrijk

Lou Casale, hoofd van de communicatie, Hiscox USA

Kleine bedrijven hebben vaak niet het voordeel van een groot personeel om taken als voorraadbeheer te verzorgen, die belangrijk zijn maar vaak over het hoofd worden gezien. Een goed voorraadbeheerproces kan kleine bedrijven helpen diefstal van werknemers of misplaatsing van goederen te voorkomen. Deze records kunnen bedrijven ook helpen bij het volgen van trends in winkelen bij klanten en zorgen voor efficiënt inkopen in de toekomst.


14. Ga met QuickBooks

Brian McIntyre, president, Thames Ventures

De meeste eigenaren van kleine bedrijven begrijpen geen tweezijdige boekhouding. Ze weten niet dat debetnames gelijke kredieten moeten zijn en dat activa gelijk zijn aan verplichtingen plus eigen vermogen. Het grootste dat ze zich moeten realiseren is dat het elke dag twee minuten doen veel gemakkelijker is dan vier uur per maand.

Om deze redenen adviseer ik mijn klanten om QuickBooks te gebruiken. Het is relatief goedkoop en als het eenmaal goed is ingesteld, is het eenvoudig te onderhouden. Als je geïntimideerd bent, huur dan een boekhouder in om het op te zetten en houd het dan in de toekomst. Maar of u het zelf hebt opgezet of iemand inhuurt, leer uw cijfers. Na uw klanten is uw financiële situatie het belangrijkste om in het bedrijf te blijven. Een recente studie van bedrijfsmislukkingen door de Amerikaanse bank liet zien dat 82 procent van de bedrijven faalde vanwege een slecht cashflowbeheer of een slecht inzicht in de cashflow.


15. Gescheiden te ontvangen betalingen van geleende leningen

Een van de meest kritieke fouten die gemaakt kunnen worden in de boekhouding, is het verwisselen van ontvangen geld van klanten met geleende middelen. Afgezien van zowel geld dat het bedrijf kan gebruiken voor operaties, hebben ze een heel ander effect op uw bedrijfsresultaten. Daarom is het een goed idee om ze als verschillende accounts te behandelen om verwarring te voorkomen die het potentieel heeft om een ​​financiële crisis te worden. Als u een boekhoudsoftware gebruikt die de twee kan scheiden, wordt het bijhouden van beide transacties eenvoudiger.


16. Behandel uw cheques als contant

Cheques hebben dezelfde functie als geld, maar sommige bedrijfseigenaren maken nog steeds de fout om elke cheque die ze schrijven uit het oog te verliezen. Zelfs uw geannuleerde cheques kunnen ernstige fouten in uw boeken veroorzaken, dus het is belangrijk om ze goed te documenteren. De eenvoudigste manier om dit probleem op te lossen, is om een ​​systeem te hebben om uw cheques te verwerken en te registreren. De eenvoudige taak van het documenteren en archiveren zal je overweldigen als je wacht totdat de cheques zich opstapelen. Zorg ervoor dat je ze vastlegt terwijl je bezig bent, en het zal je in de toekomst geen problemen bezorgen.


17. Neem de controle over uw debiteuren

Er is niets mooiers dan dat er heel veel verkopen binnenkomen, zelfs als het op krediet staat. De echte uitdaging is echter om krediet om te zetten in werkelijke middelen die uw bedrijf kan gebruiken voor zijn werking. Als u uw debiteuren niet kunt beheren, is verkopen op krediet meer een probleem dan een aanwinst voor uw bedrijf in de vorm van een ernstig cashflowprobleem. Zorg ervoor dat u duidelijke betalingsvoorwaarden opgeeft aan uw klanten. Stel strikte deadlines in en overweeg om recidivisten op de zwarte lijst te zetten als u denkt dat ze misbruik maken. Achtervolg elke late betaling, want elk is in wezen een renteloze lening.


18. Plan voor grote uitgaven inclusief belastingen

Prognoses en het maken van een budget voor uw grote uitgaven zoals inventaris, kantoorbenodigdheden en reparaties en onderhoud kunnen u veel zorgen besparen. Als u hiervoor een onvoorziene gebeurtenis instelt, kunt u ervoor zorgen dat uw bedrijf blijft werken en niet wordt ontsierd door problemen die voortvloeien uit een gebrek aan inventaris, benodigdheden en apparatuur.

Zelfs fiscale uitgaven kunnen worden verwacht, op voorwaarde dat u uw financiële gegevens goed bijhoudt. Als u elke maand een bepaald bedrag opzij zet dat overeenkomt met uw maandelijkse verkopen, kunt u gemakkelijker uw belastingen betalen, omdat u aan het eind van het jaar niet veel geld hoeft te besteden.


19. Gebruik online bankieren voor uw bedrijf

Ongeacht de grootte van uw bedrijf, is het toch raadzaam om een ​​aparte zakelijke bankrekening te openen, in het bijzonder een die rekening houdt met online bankieren. Deze methode is effectiever bij het bewaken van de cashflow van uw bedrijf, omdat u hiermee toegang hebt tot informatie en rapporten in realtime kunt genereren. Het maakt ook het beheer van rekeningen en geldoverdrachten voor uitgaven (dat wil zeggen loonlijst) eenvoudiger. Bovendien is het nu mogelijk om uw online bankplatform te integreren met uw boekhoudsoftware, waardoor het eenvoudiger wordt om toegang te krijgen tot een tijdige en betrouwbare set financiële informatie.


20. Wacht niet tot het einde van het jaar om met uw accountant te praten

Zoek een goede adviseur en maak er een punt van om regelmatig contact op te nemen met uw accountant, niet alleen aan het einde van het jaar. Als u dit doet, zorgt u ervoor dat eventuele problemen met de boekhouding tijdig worden opgevangen en gemakkelijker kunnen worden opgelost. Hoewel boekhoudsoftware vrijwel iedereen in staat kan stellen om hun bedrijfsfinanciën te controleren, is het hebben van een goede accountant als adviseur waardevol omdat ze u een goed oordeel kunnen geven over het opzetten van een boekhoudsysteem. Uw accountant moet u vanaf het begin kunnen helpen bij het opzetten van uw bedrijf - het creëren van een effectieve bedrijfsstructuur, het verkrijgen van de benodigde vergunningen en licenties (indien nodig), het instellen van de loonlijst en zelfs het indienen van belastingen.


21. Profiteer van btw-tegoeden en onttrekkingen voor kleine bedrijven

Er zijn een aantal voordelen voor kleine bedrijven beschikbaar, zolang u de juiste gegevens bijhoudt. Zaken als belastingaftrek voor de gezondheidszorg, aftrek van onkostenvergoedingen, afdrachtverminderingen voor liefdadigheidsinstellingen en zelfs aftrek van softwarekosten zijn enkele van de mogelijke voordelen waar uw bedrijf zich voor kan kwalificeren. Dit is een reden waarom goede boekhoudpraktijken essentieel zijn; ze zullen u helpen het maximale uit belastingverminderingen en aftrekposten te halen. Zorg ervoor dat u een belastingprofessional vraagt ​​om u te adviseren over welke u kunt indienen.


22. Verlaat een audittrail

Een audittrail is een systeem waarmee u transacties in uw bedrijf snel kunt terugvinden. Dit betekent dat u, afgezien van een nauwkeurige opname, ook een logische volgorde in acht neemt bij het dagelijks verwerken van documenten. Als u uw facturen en cheques in numerieke volgorde bewaart, geen cheques of factuurnummers overslaat en uw financiële documenten op datum bewaart, zou u eenvoudig de financiën van uw bedrijf moeten kunnen reconstrueren vanaf een jaar of langer. Door een audit trail achter te laten, minimaliseert u ook de meeste problemen die bedrijven tegenkomen tijdens audit en belastingaangifte.


23. Kleine geldontvangsten zijn belangrijk

Vakjes transacties worden vaker wel dan niet gevolgd omdat ze omgaan met kleine, dagelijkse transacties in contanten. Ze zijn echter zeer gevoelig voor het risico van diefstal. Wanneer u niets aanvinkt, kan het missen van kleine hoeveelheden tot grote hoofdpijn leiden. Daarom is het belangrijk dat deze transacties goed worden vastgelegd en gedocumenteerd telkens wanneer u in contant geld daalt. Dit is een van de beste boekhoudtips die u kunt krijgen als u vastbesloten bent de dagelijkse kosten van het bedrijf bij te houden. Het is ook een goed idee om uw kleine kasrekening dagelijks te verzoenen om eventuele inconsistenties snel te ontdekken en diefstal te ontmoedigen.


24. Gebruik de juiste boekhoudmethode

Voordat u de eenvoudigste transactie kunt beginnen met opnemen, is een van de eerste beslissingen die u moet nemen welke boekhoudmethode u voor uw bedrijf zou moeten gebruiken. Cash-basisboekhouding betekent dat u omzet registreert wanneer contant geld daadwerkelijk van eigenaar verandert. Het is een eenvoudige benadering met behulp van een systeem met één binnenkomst dat geen ingewikkelde boekhoudpraktijken vereist, maar dit is alleen ideaal wanneer transacties strikt contant zijn.

Accrual accounting daarentegen houdt een transactie bij op basis van wanneer het geld geacht wordt van eigenaar te veranderen. Het is een complexere methode die enige tijd nodig heeft om te leren, maar houdt nauwkeurig alle transacties bij en bepaalt hoe deze van invloed zijn op de activa, verplichtingen en inkomsten van uw bedrijf.

Meer informatie over accrual vs. cash accounting.


25. Vermijd zakelijke uitgaven in contanten te betalen

Er zijn een aantal nadelen wanneer u contant geld gebruikt om uw leveranciers en werknemerssalarissen te betalen. Onder meer zijn contante betalingen moeilijker te traceren, dus het zal moeilijk zijn om de bedrijfsuitgaven bij te houden, en u loopt het risico uw inkomsten te overdrijven. Bovendien is het zonder toezicht registreren van afschrijvingen ook een uitdaging. Maak er een gewoonte van om een ​​bankpas of creditcard te gebruiken of betalingen te controleren bij het voldoen van de bedrijfskosten. Met deze methode kunt u gemakkelijker bijhouden hoeveel u hebt uitgegeven, waar het is uitgegeven en wanneer het is uitgegeven.


Boekhouding kan overweldigend zijn als het niet goed wordt afgehandeld, maar als u de beste boekhoudkundige praktijken in acht neemt, zult u merken dat deze taak helemaal niet zo intimiderend hoeft te zijn.

Heb je een aantal boekhoudtips waar je door leeft? Aarzel niet om ze met ons te delen in de commentaarsectie!

Bekijk de video: Accountants - this information is for you (Oktober 2019).

Loading...