Veelgemaakte fouten die advocaten maken bij het verzenden van e-mails

Advocaten staan ​​bekend om hun voorzichtige aard, maar net als iedereen kunnen ze fouten maken bij het gebruik van e-mail. Sommigen worden horrorverhalen, terwijl anderen slechts gêne zijn. Hier volgen veelvoorkomende fouten die advocaten in e-mails maken.

Verzenden 'From the Desk of'

Deze ouderwetse terminologie is dom en pretentieus. Erger nog, de naam van een deel of de hele afzender is afgesneden omdat de meeste inboxen van e-mailsystemen afzendernamen niet zo lang weergeven. Gebruik gewoon je naam.

Fancy bloeit toevoegen

Sommige advocaten proberen creatief te worden met het uiterlijk van hun e-mails. Fancy bloeit in handtekeningen zijn gebruikelijk, net als onnodige afbeeldingen of illustraties. Alles wat de woorden moeilijk leesbaar maakt, is een slecht idee. Het zorgt er ook voor dat het bericht langzamer wordt geopend. Hou het simpel. Je verkoopt je artistieke vaardigheden niet.

Vergeten het handtekeningblok te gebruiken

De meeste e-mailsystemen hebben een eenvoudig te gebruiken geautomatiseerd handtekeningblok. Gebruik het om het risico uit te sluiten dat u vergeet basisinformatie op te nemen, zoals uw naam, adres en telefoonnummer. Sommige advocaten veranderen hun e-mail voetteksten in mini-commercials, terwijl anderen een minimalistische aanpak hanteren. Velen voegen een privacyverklaring of wettelijke disclaimer toe. Dit zijn allemaal acceptabele toepassingen van een e-mailhandtekeningsblok.

E-mailen terwijl je boos bent

Advocaten lopen met name het risico om boos te e-mailen, hoewel het iedereen kan overkomen. Vroeger lieten advocaten secretaresses hun brieven typen en een lange vertraging voordat de post werd opgehaald. Maak die afkoelingsperiode voor jezelf opnieuw voordat je een e-mail afvuurt. Het kan het verschil maken tussen het behouden of verliezen van klanten, vrienden en geld.

Niet snel reageren

Sommige advocaten gaan ervan uit dat de oude vijfdaagse regel voor het reageren op zakelijke correspondentie van toepassing is op e-mail. Dat doet het niet. Mensen verwachten snellere antwoorden op een e-mail dan een brief die via de e-mail wordt verzonden. Probeer binnen 24 uur te antwoorden. Als de zaak ingewikkeld is, stuur dan een bevestiging en laat de persoon weten wanneer hij een reactie kan verwachten. Anders moet de klant speculeren of er een reactie komt.

Mail verzenden naar het verkeerde adres

De functie voor automatisch aanvullen op e-mailsystemen is een groot gemak, maar verhoogt het risico van het verzenden van een e-mail naar de verkeerde ontvanger. Dit kan niet meer dan een kleine schaamte zijn, maar in sommige gevallen kan dit neerkomen op professionele nalatigheid. E-mail niet per ongeluk vertrouwelijke communicatie met de cliënt naar de tegenpartij of een andere cliënt.

"Allen beantwoorden" gebruiken zonder dubbele controle

Stel dat de tegengestelde raadsman u een e-mail stuurt met een voorstel of een verklaring van mening. U stuurt de e-mail door naar de andere advocaten in uw kantoor die bij de zaak betrokken zijn. Al snel wordt de knop "alles beantwoorden" royaal gebruikt, en niemand merkt dat tegengestelde raadslieden worden gekopieerd over de interne discussie in uw bedrijf. Het gebeurt. Wanneer u op "allen beantwoorden" klikt, controleert u elk e-mailadres in de lijst met ontvangers voordat u op Verzenden drukt.

Slordige onderwerpregels gebruiken

Een eenvoudige en informatieve onderwerpregel zoals "Parkerson-zaak" of "Smith voorgestelde overeenkomst" werkt het beste. Laat de onderwerpregel niet leeg, anders kan uw bericht over het hoofd worden gezien. Houd uw toon serieus en professioneel, vermijd elke verleiding om een ​​onderwerpregel te gebruiken zoals "mijn idiote cliënt" of "bevel van de domme rechter". Vergeet nooit dat een e-mail aan iedereen kan worden doorgestuurd.

Debatteer niet via e-mail

Wanneer mensen van aangezicht tot aangezicht spreken, helpen gezichtssignalen en vocale tonen hun intentie duidelijk te maken. Tijdens telefoongesprekken geeft de stem van een spreker aan wanneer een verklaring sarcastisch, grapje of serieus bedoeld is. Maar in e-mail is het gevaarlijk eenvoudig om de intentie van een persoon volledig te verkeerd te lezen en ongepast te reageren.

Advocaten, die de hele tijd met elkaar ruzie maken, kunnen vooral gevaar lopen. Een haartriggerreactie op waargenomen onbeschoftheid of vijandigheid kan rampzalig zijn. Wacht even en lees het bericht opnieuw. Zelfs als je nog steeds onbeleefdheid waarneemt, probeer dan beleefd te reageren. Misschien vindt u het de situatie onschadelijk maakt.

Artikel Inhoudsopgave Ga naar sectie Uitvouwen
  • Verzenden 'From the Desk of'
  • Fancy bloeit toevoegen
  • Vergeten het handtekeningblok te gebruiken
  • E-mailen terwijl je boos bent
  • Niet snel reageren
  • Mail verzenden naar het verkeerde adres
  • "Allen beantwoorden" gebruiken zonder dubbele controle
  • Slordige onderwerpregels gebruiken
  • Debatteer niet via e-mail

Bekijk de video: Daniël's Klachtenbrief CHE - ETH (Januari- 2020).

Loading...