Het W-3-formulier: voorbereiding en hoe te archiveren

Formulier W-3 is een verzendformulier met totalen voor alle delen van formulier W-2. De W-3, samen met de W-2, wordt elk jaar verzonden naar de Social Security Administration om de totale inkomsten voor alle W-2-formulieren weer te geven. De officiële titel van het formulier is "Overdracht van loon- en belastingaangiften".

Het W-3-formulier wordt alleen gebruikt wanneer u papieren exemplaren van het W-2-formulier naar de Social Security Administration stuurt.

Als u besluit om W-2-formulieren voor werknemers online bij de Social Security Administration in te dienen, hoeft u geen W-3-verzendformulier in te dienen.

Het W-2-formulier en het W-3-formulier

Het W-2-formulier is een jaarlijks loon- en belastingformulier dat naar twee verschillende plaatsen wordt verzonden:

  • Het wordt aan elke werknemer gegeven en toont hun totale lonen en belastingen die gedurende het jaar zijn betaald, zodat ze het kunnen gebruiken voor hun aangifte inkomstenbelasting, en
  • Het is gedeponeerd bij de Social Security Administration (NIET de IRS!) Om de informatie te verifiëren die aan de werknemer is gegeven ...

U moet het loon voor al uw werknemers optellen en alle W-2-formulieren voor werknemers gebruiken om het W-3-formulier in te vullen.

Wanneer een W-3-formulier moet worden ingediend

De deadline voor het geven van W-2-formulieren aan werknemers en het verzenden van W-2- en W-3-formulieren naar de Social Security Administration is dezelfde datum: 31 januari van het jaar volgend op het belastingjaar. 

Omdat de datum waarop u W-2-formulieren aan werknemers geeft en de datum voor het indienen van W-2- en W-3-formulieren bij de Social Security Administration dezelfde is, wilt u misschien eerder in januari W-2-formulieren aan werknemers geven om meer tijd om fouten te vinden.

Als u niet denkt dat u de W-2- en W-3-formulieren op tijd kunt indienen, kunt u een verlenging van 30 dagen aanvragen door Formulier 8809 - Aanvraag voor verlenging van de tijd naar bestandsinformatie in te dienen. U moet de aanvraag uiterlijk op de vervaldatum van het formulier indienen. De extensie is niet automatisch, de IRS kent alleen extensies toe voor 'buitengewone omstandigheden of rampen'.

Waar u W-3-formulieren kunt krijgen

U kunt niet alleen een W-3-formulier kopiëren of via internet afdrukken, omdat het formulier wordt afgedrukt met een speciale rode inkt. U moet het vereiste type W-3-formulieren kopen op dezelfde plaats waar u uw W-2-formulieren koopt, of u kunt uw loonadministratie of belastingvoorbereider deze voor u laten invullen. Mogelijk vindt u deze formulieren ook in softwareprogramma's voor bedrijfsbelasting.

Formulier invullen W-3-vakken A tot en met H

Controleer voordat u aan het formulier gaat werken of u de juiste jaarversie hebt. U wilt de versie voor het belastingjaar, niet het jaar waarin u het formulier voorbereidt. Gebruik bijvoorbeeld de 2019-versie voor het melden van 2019-belastingen, ook al werkt u mogelijk aan het formulier in 2020.

Informatie over de werkgever wordt ingevoerd in de vakken A tot en met H

Box a. Optioneel bedieningsnummer u kunt gebruiken voor uw eigen doeleinden.

Box b. Soort betaler. De meeste bedrijven vinken het vakje "941" aan voor "Soort betaler". Het 941-formulier is het driemaandelijkse loon- en belastingformulier dat door de meeste werkgevers wordt ingevuld. Andere opties zijn een huishoudelijke werkgever en anderen.

Soort werkgever. De meeste bedrijven met winstoogmerk vinken het vakje "Geen van toepassing" aan voor "Soort werkgever". De andere vakken zijn voor non-profit organisaties en werkgevers van de federale overheid.

Vak c Totaal aantal formulieren W-2. Tel het aantal W-2-formulieren op dat u indient.

Vak d Vestigingsnummer helpt werkgevers verschillende bedrijfsonderdelen te identificeren op locatie, dochteronderneming of divisie. U wilt bijvoorbeeld de W-2-formulieren scheiden voor verschillende staten waarin werknemers werken.

U moet W-2- en W-3-formulieren voor elke vestiging scheiden als u de vestigingsnummers in deze sectie identificeert, of u kunt al uw vestigingen combineren en alle W-2-formulieren samen met één W-3-formulier indienen.

Kaders 1 tot en met 19 Loon- en belastinginformatie

De items in het tweede gedeelte (vakken 1 tot en met 19) zijn hetzelfde voor zowel de W-2 als de W-3. in het W-3-formulier moet u totalen geven voor alle vakken voor alle werknemers.

De algemene instructies voor formulieren W-2 en W-3-document bevatten naslaggidsen voor vak 12 codes en vak 13 Pensioenplan Selectievakje Grafiek.

Het laatste deel van het formulier vereist dat u uw contactgegevens opgeeft, inclusief een e-mailadres.

Raadpleeg de gedetailleerde instructies voor het invullen van het W-3-formulier in deze IRS-publicatie: IRS Algemene instructies voor formulieren W-2 en W-3.

Wanneer en hoe het formulier W-3 in te dienen

Formulier W-3-formulier moet worden verzonden naar de SSA samen met kopie A van de W-2-formulieren voor elke werknemer.

Het archiveringsadres voor papieren formulieren W-2 en W-3 is:

Social Security Administration
Direct operationeel centrum
Wilkes-Barre, PA 18769-0001.

De totalen voor elk item op de W-3 moeten gelijk zijn aan de totalen voor al deze items op alle W-2-formulieren van medewerkers. De W-3 omvat ook het totale staatloon en het inhouden voor alle werknemers.

Als u W-2-formulieren online indient

De SSA moedigt u aan om W-2-formulieren te e-mailen. Vergeet niet dat u geen W-3-formulier hoeft op te nemen als u online een aanvraag indient. U kunt de BSA-website (Business Services Online) van de SSA gebruiken. De BSO genereert formulier W-3 automatisch op basis van uw W-2-formulieren.

U MOET online een dossier indienen als u een groot aantal W-2-formulieren heeft.

  • Al jaren inclusief 2019, voor jou moet elektronisch bestand als u 250 of meer W-2-formulieren hebt.

De SSA heeft twee opties voor elektronisch archiveren via de sectie Online Business Services:

  • W-2 Online:U kunt een ingevuld W-3-formulier gebruiken om maximaal 50 W-2-formulieren tegelijk in te dienen.
  • Bestand upload:U kunt specifieke loonbelastingsoftware gebruiken die bestanden opmaakt naar SSA-specificaties voor Filing Forms W-2 Electronically (EFW2).

Als u zich vergist

Als u een fout maakt op een W-3 als gevolg van berekeningen of als een of meer W-2's onjuist zijn, moet u een W-2c- en een W-3c-formulier indienen bij de Social Security Administration.

Artikelbronnen

  1. IRS. Algemene instructies voor formulieren W-2 en W-3. "Herinneringen." Pagina 1. Bezocht op 12 oktober 2019.

  2. IRS. Algemene instructies voor formulieren W-2 en W-3. "Verlenging van tijd om formulieren W-2 in te dienen met de SSA." Pagina 5. Bezocht op 12 oktober 2019

  3. IRS. Vorm W-3. Bezocht op 12 oktober 2019.

  4. IRS. Algemene instructies voor formulieren W-2 en W-3. "E-filing." Pagina 3. Bezocht op 12 oktober 2019.

Bekijk de video: Deutsch 2: Sprechen A1 2018 (Januari- 2020).

Loading...