Top 23 QuickBooks Snelkoppelingen & Tips van The Pros

Kym Ben-Ivgi, Marketing Manager, Pepperi

Als u in de schulden zit, is het belangrijk dat u een 360 ° -beeld van uw bedrijf maakt en kunt beoordelen waar u bezuinigingen kunt doorvoeren, wat voor u werkt en wat niet werkt. Als u een B2B-verkoopbedrijf bent, zou u moeten kijken naar het verkorten van uw order-to-cashproces. Dit kan worden bereikt door uw digitale besteloplossing te integreren met QuickBooks, zodat het hele proces geautomatiseerd is, wat niet alleen resulteert in verhoogde efficiëntie, maar ook in een vermindering van administratieve kosten en minder fouten in de bestelling. Het op deze manier verlagen van uw kosten is een geweldige eerste stap om uw bedrijfsschuld aan te pakken.

Candy Johnson Bellau, eigenaar, Kramerica Business Solutions

Maak het u gemakkelijk in QuickBooks Online met bankfeeds. Koppel uw bank aan uw QBO-account. Als u meerdere items probeert in te voeren met dezelfde naam en hetzelfde accounttype, kunt u ze allemaal tegelijk doen. Sorteer op omschrijving en vink alle vergelijkbare items af. Bijvoorbeeld Office Depot. Selecteer alle kosten voor Office Depot door ze uit te vinken. Ga vervolgens naar Batchacties en kies in het dropdown-menu Modify Selected. Selecteer vervolgens Leverancier (Office Depot) en Account (Kantoorbenodigdheden, of wat voor account u ook gebruikt voor dit soort kosten). Selecteer Toepassen en u ziet dat alle transacties nu correct zijn gecodeerd. Van daaruit kunt u teruggaan naar Batchacties en Selectie accepteren selecteren.

Danielle Burrows, Accounting Manager, Momentum3

Als u hetzelfde rapport regelmatig uitvoert, kunt u aangepaste rapporten opslaan door uw voorkeursfilters te kiezen, het aangepaste rapport te hernoemen en het op te slaan. De volgende keer dat u het rapport wilt uitvoeren, hoeft u alleen maar uw nieuwe aangepaste rapport uit uw lijst te selecteren en worden de filters toegepast die u hebt opgeslagen. Als u een aangepast rapport wilt maken, gaat u naar de rapportenlijst in QuickBooks en kiest u het rapport dat u wilt aanpassen. Wanneer het rapport wordt geopend, kiest u "aanpassen" om de gegevens, filters, rijen, kolommen, enz. Te wijzigen. Klik op "rapport uitvoeren" en "aanpassing opslaan". U kunt het rapport toevoegen aan een groep die u hebt gemaakt en u kunt zelfs delen met andere mensen in uw bedrijf.

Carla Caldwell, oprichter, Caldwell Consulting en training

Documenten kunnen toevoegen is een van de beste functies van QuickBooks. U kunt bijvoorbeeld een document zoals een huurovereenkomst, contract of doorverkoopcertificaat rechtstreeks bijvoegen bij de detailpagina van een klant. U kunt uw bank- en creditcardafschriften ook uploaden naar de map met bijlagen, zodat u en / of uw accountant deze gemakkelijk kunt openen wanneer dat nodig is.

5. Verander standaard e-mailtekstinstellingen voor facturen, betalingsstubs, overzichten

Brian Walls, oprichter van Walls Financial Group, LLC

Binnen de voorkeuren van het QuickBooks-bedrijfsdossier, verander de standaard e-mailtekst voor rekeningen, loonstomp, verklaringen, enz. Voor loonlijst en het e-mailen van de loonstomp aan werknemers, kunt u de sjabloontekst veranderen die de werknemers in hun gecodeerd dossier ontvangen . Wijzig de standaardtekst van "uw betaalstrook is bijgevoegd" naar "uw bijgevoegde betaalstrook is beveiligd met een wachtwoord. Uw wachtwoord is de eerste vier letters van uw achternaam en de laatste vier cijfers van uw burgerservicenummer. "Het bespaart u tijd omdat u niet herhaaldelijk de vraag" Wat is mijn wachtwoord voor toegang tot mijn betaalstrook? "Krijgt.

Michelle Long, oprichter, CPA verlangt naar succes

Met QuickBooks kunt u bankregels instellen voor algemene uitgaven zoals hulpprogramma's, reguliere leveranciers en leveranciers. Als u maandelijks geen betalingen aan water, elektriciteit en andere algemene uitgaven hoeft te controleren, kunt u de bankregel instellen om automatisch toe te voegen. Dit bespaart u veel tijd.

Bijan Abdi, oprichter en CEO van Freedom National Insurance

U kunt uw QuickBooks-pictogrambalk aanpassen door pictogrammen te verplaatsen en de bestaande aan te passen om aan uw behoeften te voldoen. U kunt een onnodig pictogram verwijderen door naar het menu "Beeld" te gaan en op "Aanpassen pictogrambalk" te klikken. Kies vervolgens en klik op het pictogram dat u wilt verwijderen. U kunt hetzelfde proces ook volgen wanneer u een pictogram toevoegt. Ga naar het menu "bekijken", klik op "pictogrambalk aanpassen" en kies een pictogram in een lijst door op "toevoegen" en "OK" te klikken.

Crystalynn Shelton, CPA & Staff Writer, Fit Small Business

Investeer wat tijd om te leren hoe u QuickBooks correct kunt gebruiken. Vaak zijn de boeken van een bedrijfseigenaar ongeorganiseerd omdat ze besloten om het 'uit te buiten' te maken als het ging om het invoeren van hun inkomsten en uitgaven in QuickBooks. QuickBooks is software van een niet-accountant - u hebt geen boekhoudkundige graad nodig om het te gebruiken.

Bekijk Fit Small Business ' gratis cursus voor beginners, die zowel stapsgewijze instructies als videozelfstudies bevat om u te leren hoe u QuickBooks correct kunt gebruiken.

Paola Garcia, Small Business Advisor, Excelsior Growth Fund

Hoewel ondernemers zelf kunnen bepalen hoe zij bepaalde kosten willen classificeren, is het belangrijk om een ​​regel te maken voor hoe ze worden geclassificeerd en zich eraan te houden. Als u de manier waarop u uw uitgaven classificeert, elk kwartaal wijzigt, worden in uw financiële overzichten ongebruikelijke schommelingen en inconsistenties weergegeven die een negatieve invloed kunnen hebben op beslissingen van kredietverstrekkers en beleggers. Stel regels op voor de manier waarop uitgaven worden geclassificeerd en zorg ervoor dat iedereen in uw team die QuickBooks gebruikt deze regels volgt voor consistente informatie.

Raadpleeg voor meer informatie de tutorial van Fit Small Business over hoe u onkosten online kunt instellen in QuickBooks.

Tiffany Couch, CEO, Acuity Forensics

De QuickBooks Audit Trail is van onschatbare waarde. Hiermee worden alle transacties die zijn gemanipuleerd of gewijzigd snel vetgedrukt en cursief gemaakt. Als meer klanten het Audit Trail-rapport gebruiken als onderdeel van hun doorlopende maandelijkse beoordeling en beheer van hun bedrijf, zullen ze waarschijnlijk sneller fraude ontdekken, waardoor de emotionele en financiële gevolgen voor hun organisatie worden beperkt.

11. Onderzoek Hoe externe apps worden geïntegreerd met QuickBooks voordat ze worden geïntegreerd

Courtney Barbee, mede-eigenaar en COO, de boekhouder

Als u een eigenaar van een klein bedrijf bent en uw eigen boekhouding uitvoert, moet u precies weten hoe uw geïntegreerde apps moeten werken voordat u ze gaat integreren. Sommige bedrijfseigenaren moesten dubbele transacties opheffen of handmatig ontbrekende transacties toevoegen wanneer apps niet met QuickBooks synchroniseerden zoals ze bedoeld waren.

12. Log alle betalingen in uw niet-opgebouwde fondsrekening

Stephanie Booth, Staff Accountant, Velo IT Group

Veel gebruikers van QuickBooks zijn in de war om een ​​cijfer te vinden in de balans van hun bedrijf 'niet-gedeponeerde fondsen'. Het niet-gedeponeerde fondsencijfer is een automatisch gegenereerd bedrag in uw balans om rekening te houden met ontvangen geld, maar dat nog niet is gestort de bankrekening van het bedrijf. Het zien van fondsen in dit account betekent niet noodzakelijk dat er een probleem of fout is, maar als het bedrag aanzienlijk begint te stijgen, kan dit betekenen dat geld dat op de bankrekening wordt gestort niet correct wordt geregistreerd. Bij aflevering van de betaling van een klant opent u de stortingsmodule en logt u alle betalingen in QuickBooks.

Zondra Wilson, eigenaar, Blu-huidverzorging

Net als bij andere op Windows gebaseerde applicaties zijn er tal van sneltoetsen die u in QuickBooks kunt gebruiken. Hier zijn een paar:

• Ctrl + I - Factuur maken
• Ctrl + E - Bewerking geselecteerd in register
• Ctrl + F - Zoek transactie
• Ctrl + J - Open Customer Center
• Ctrl + M - Transactie of rapport opslaan
• Ctrl + N - Nieuwe factuur, factuur, cheque of lijstitem in context
• Ctrl + Q - QuickReport bij transactie- of lijstitem
• Ctrl + T - Gemarkeerde transactielijst openen
• Ctrl + W - Nieuwe cheque schrijven
• Ctrl (tijdens openen) - Start QuickBooks zonder een bedrijfsbestand

Yuko Kawamoto, financieel personeel, gids voor de oprichter

Bij de boekhouding is elk detail belangrijk. Wanneer u transacties toevoegt in QuickBooks, vergeet dan niet de volledige gegevens met betrekking tot die specifieke transactie op te nemen. Zorg ervoor dat u een beschrijving, de leverancier en een gedetailleerd overzicht van elke transactie toevoegt. Dit bespaart u dagen onderzoekstijd als u later de details van een bepaalde transactie moet bekijken.

15. Gebruik de "QuickMath" Calculator Inside Fields

Naast de QuickBooks-calculator, raadt Corsica Technologies ook aan om de QuickMath-calculator van QuickBooks te gebruiken, waarmee je direct in een veld kunt berekenen. Selecteer een gebied, typ de "=" - toets en een mini-tape verschijnt. Hiermee kunt u uw berekeningen in het veld uitvoeren, zodat u niet naar de QuickBooks-rekenmachine hoeft te gaan.

17. Maak een back-up van uw QuickBooks

Kabbage biedt verschillende handige QuickBooks-tips en een daarvan is om je gegevens te beveiligen door een back-up van je QuickBooks te maken. U kunt een automatisch schema instellen om een ​​back-up van uw gegevens te maken, zodat u dit belangrijke proces niet vergeet.

18. Gebruik snelkoppelingen bij het invoeren van datums

Het gebruik van sneltoetsen voor QuickBooks is een manier om tijd te besparen. Er zijn verschillende sneltoetsen op het toetsenbord en Yeo & Yeo beveelt het gebruik van sneltoetsen aan om een ​​datum in uw transactie te typen. Deze snelkoppelingen voor de datum bevatten de volgende:

• w = eerste dag van de week
• k = laatste dag van de week
• m = eerste dag van de maand
• h = laatste dag van de maand
• y = eerste dag van het jaar
• r = laatste dag van het jaar