Top 23 QuickBooks Snelkoppelingen & Tips van The Pros

QuickBooks is een nuttige boekhoudsoftware voor kleine en middelgrote ondernemingen. Hoewel het over het algemeen een eenvoudig programma is om te gebruiken, zijn er veel dingen waar u zich mogelijk niet van bewust bent dat dit kan helpen uw productiviteit te verhogen en de hoeveelheid tijd die u in de software doorbrengt te verminderen. We hebben gesproken met de experts die verschillende ideeën, tips, trucs en andere snelkoppelingen voor QuickBooks hebben gedeeld.

Hier zijn de top 23 QuickBooks-snelkoppelingen en tips van de profs:


1. Integreer uw Digital Order-Taking Solution met QuickBooks

Kym Ben-Ivgi, Marketing Manager, Pepperi

Als u in de schulden zit, is het belangrijk dat u een 360 ° -beeld van uw bedrijf maakt en kunt beoordelen waar u bezuinigingen kunt doorvoeren, wat voor u werkt en wat niet werkt. Als u een B2B-verkoopbedrijf bent, zou u moeten kijken naar het verkorten van uw order-to-cashproces. Dit kan worden bereikt door uw digitale besteloplossing te integreren met QuickBooks, zodat het hele proces geautomatiseerd is, wat niet alleen resulteert in verhoogde efficiëntie, maar ook in een vermindering van administratieve kosten en minder fouten in de bestelling. Het op deze manier verlagen van uw kosten is een geweldige eerste stap om uw bedrijfsschuld aan te pakken.


2. Voer meerdere items met dezelfde naam en accounttype in één keer in

Candy Johnson Bellau, eigenaar, Kramerica Business Solutions

Maak het u gemakkelijk in QuickBooks Online met bankfeeds. Koppel uw bank aan uw QBO-account. Als u meerdere items probeert in te voeren met dezelfde naam en hetzelfde accounttype, kunt u ze allemaal tegelijk doen. Sorteer op omschrijving en vink alle vergelijkbare items af. Bijvoorbeeld Office Depot. Selecteer alle kosten voor Office Depot door ze uit te vinken. Ga vervolgens naar Batchacties en kies in het dropdown-menu Modify Selected. Selecteer vervolgens Leverancier (Office Depot) en Account (Kantoorbenodigdheden, of wat voor account u ook gebruikt voor dit soort kosten). Selecteer Toepassen en u ziet dat alle transacties nu correct zijn gecodeerd. Van daaruit kunt u teruggaan naar Batchacties en Selectie accepteren selecteren.


3. Bespaar tijd door een aangepast rapport te maken

Danielle Burrows, Accounting Manager, Momentum3

Als u hetzelfde rapport regelmatig uitvoert, kunt u aangepaste rapporten opslaan door uw voorkeursfilters te kiezen, het aangepaste rapport te hernoemen en het op te slaan. De volgende keer dat u het rapport wilt uitvoeren, hoeft u alleen maar uw nieuwe aangepaste rapport uit uw lijst te selecteren en worden de filters toegepast die u hebt opgeslagen. Als u een aangepast rapport wilt maken, gaat u naar de rapportenlijst in QuickBooks en kiest u het rapport dat u wilt aanpassen. Wanneer het rapport wordt geopend, kiest u "aanpassen" om de gegevens, filters, rijen, kolommen, enz. Te wijzigen. Klik op "rapport uitvoeren" en "aanpassing opslaan". U kunt het rapport toevoegen aan een groep die u hebt gemaakt en u kunt zelfs delen met andere mensen in uw bedrijf.


4. Maak gebruik van bijlagen

Carla Caldwell, oprichter, Caldwell Consulting en training

Documenten kunnen toevoegen is een van de beste functies van QuickBooks. U kunt bijvoorbeeld een document zoals een huurovereenkomst, contract of doorverkoopcertificaat rechtstreeks bijvoegen bij de detailpagina van een klant. U kunt uw bank- en creditcardafschriften ook uploaden naar de map met bijlagen, zodat u en / of uw accountant deze gemakkelijk kunt openen wanneer dat nodig is.


5. Verander standaard e-mailtekstinstellingen voor facturen, betalingsstubs, overzichten

Brian Walls, oprichter van Walls Financial Group, LLC

Binnen de voorkeuren van het QuickBooks-bedrijfsdossier, verander de standaard e-mailtekst voor rekeningen, loonstomp, verklaringen, enz. Voor loonlijst en het e-mailen van de loonstomp aan werknemers, kunt u de sjabloontekst veranderen die de werknemers in hun gecodeerd dossier ontvangen . Wijzig de standaardtekst van "uw betaalstrook is bijgevoegd" naar "uw bijgevoegde betaalstrook is beveiligd met een wachtwoord. Uw wachtwoord is de eerste vier letters van uw achternaam en de laatste vier cijfers van uw burgerservicenummer. "Het bespaart u tijd omdat u niet herhaaldelijk de vraag" Wat is mijn wachtwoord voor toegang tot mijn betaalstrook? "Krijgt.


6. Stel bankregels in voor gemeenschappelijke uitgaven

Michelle Long, oprichter, CPA verlangt naar succes

Met QuickBooks kunt u bankregels instellen voor algemene uitgaven zoals hulpprogramma's, reguliere leveranciers en leveranciers. Als u maandelijks geen betalingen aan water, elektriciteit en andere algemene uitgaven hoeft te controleren, kunt u de bankregel instellen om automatisch toe te voegen. Dit bespaart u veel tijd.


7. Pas uw QuickBooks-pictogrambalk aan

Bijan Abdi, oprichter en CEO van Freedom National Insurance

U kunt uw QuickBooks-pictogrambalk aanpassen door pictogrammen te verplaatsen en de bestaande aan te passen om aan uw behoeften te voldoen. U kunt een onnodig pictogram verwijderen door naar het menu "Beeld" te gaan en op "Aanpassen pictogrambalk" te klikken. Kies vervolgens en klik op het pictogram dat u wilt verwijderen. U kunt hetzelfde proces ook volgen wanneer u een pictogram toevoegt. Ga naar het menu "bekijken", klik op "pictogrambalk aanpassen" en kies een pictogram in een lijst door op "toevoegen" en "OK" te klikken.


8. Investeer tijd om QuickBooks correct te leren

Crystalynn Shelton, CPA & Staff Writer, Fit Small Business

Investeer wat tijd om te leren hoe u QuickBooks correct kunt gebruiken. Vaak zijn de boeken van een bedrijfseigenaar ongeorganiseerd omdat ze besloten om het 'uit te buiten' te maken als het ging om het invoeren van hun inkomsten en uitgaven in QuickBooks. QuickBooks is software van een niet-accountant - u hebt geen boekhoudkundige graad nodig om het te gebruiken.

Bekijk Fit Small Business ' gratis cursus voor beginners, die zowel stapsgewijze instructies als videozelfstudies bevat om u te leren hoe u QuickBooks correct kunt gebruiken.


9. Wees consistent in hoe u uw uitgaven classificeert

Paola Garcia, Small Business Advisor, Excelsior Growth Fund

Hoewel ondernemers zelf kunnen bepalen hoe zij bepaalde kosten willen classificeren, is het belangrijk om een ​​regel te maken voor hoe ze worden geclassificeerd en zich eraan te houden. Als u de manier waarop u uw uitgaven classificeert, elk kwartaal wijzigt, worden in uw financiële overzichten ongebruikelijke schommelingen en inconsistenties weergegeven die een negatieve invloed kunnen hebben op beslissingen van kredietverstrekkers en beleggers. Stel regels op voor de manier waarop uitgaven worden geclassificeerd en zorg ervoor dat iedereen in uw team die QuickBooks gebruikt deze regels volgt voor consistente informatie.

Raadpleeg voor meer informatie de tutorial van Fit Small Business over hoe u onkosten online kunt instellen in QuickBooks.


10. Gebruik het audittraject van QuickBooks om risico's te vermijden

Tiffany Couch, CEO, Acuity Forensics

De QuickBooks Audit Trail is van onschatbare waarde. Hiermee worden alle transacties die zijn gemanipuleerd of gewijzigd snel vetgedrukt en cursief gemaakt. Als meer klanten het Audit Trail-rapport gebruiken als onderdeel van hun doorlopende maandelijkse beoordeling en beheer van hun bedrijf, zullen ze waarschijnlijk sneller fraude ontdekken, waardoor de emotionele en financiële gevolgen voor hun organisatie worden beperkt.


11. Onderzoek Hoe externe apps worden geïntegreerd met QuickBooks voordat ze worden geïntegreerd

Courtney Barbee, mede-eigenaar en COO, de boekhouder

Als u een eigenaar van een klein bedrijf bent en uw eigen boekhouding uitvoert, moet u precies weten hoe uw geïntegreerde apps moeten werken voordat u ze gaat integreren. Sommige bedrijfseigenaren moesten dubbele transacties opheffen of handmatig ontbrekende transacties toevoegen wanneer apps niet met QuickBooks synchroniseerden zoals ze bedoeld waren.


12. Log alle betalingen in uw niet-opgebouwde fondsrekening

Stephanie Booth, Staff Accountant, Velo IT Group

Veel gebruikers van QuickBooks zijn in de war om een ​​cijfer te vinden in de balans van hun bedrijf 'niet-gedeponeerde fondsen'. Het niet-gedeponeerde fondsencijfer is een automatisch gegenereerd bedrag in uw balans om rekening te houden met ontvangen geld, maar dat nog niet is gestort de bankrekening van het bedrijf. Het zien van fondsen in dit account betekent niet noodzakelijk dat er een probleem of fout is, maar als het bedrag aanzienlijk begint te stijgen, kan dit betekenen dat geld dat op de bankrekening wordt gestort niet correct wordt geregistreerd. Bij aflevering van de betaling van een klant opent u de stortingsmodule en logt u alle betalingen in QuickBooks.


13. Gebruik de sneltoetsen van het toetsenbord QuickBooks om de verwerkingstijd te verkorten

Zondra Wilson, eigenaar, Blu-huidverzorging

Net als bij andere op Windows gebaseerde applicaties zijn er tal van sneltoetsen die u in QuickBooks kunt gebruiken. Hier zijn een paar:

  • Ctrl + I - Factuur maken
  • Ctrl + E - Bewerking geselecteerd in register
  • Ctrl + F - Zoek transactie
  • Ctrl + J - Open Customer Center
  • Ctrl + M - Transactie of rapport opslaan
  • Ctrl + N - Nieuwe factuur, factuur, cheque of lijstitem in context
  • Ctrl + Q - QuickReport bij transactie- of lijstitem
  • Ctrl + T - Gemarkeerde transactielijst openen
  • Ctrl + W - Nieuwe cheque schrijven
  • Ctrl (tijdens openen) - Start QuickBooks zonder een bedrijfsbestand

14. Wees gedetailleerd bij het toevoegen van transacties

Yuko Kawamoto, financieel personeel, gids voor de oprichter

Bij de boekhouding is elk detail belangrijk. Wanneer u transacties toevoegt in QuickBooks, vergeet dan niet de volledige gegevens met betrekking tot die specifieke transactie op te nemen. Zorg ervoor dat u een beschrijving, de leverancier en een gedetailleerd overzicht van elke transactie toevoegt. Dit bespaart u dagen onderzoekstijd als u later de details van een bepaalde transactie moet bekijken.


15. Gebruik de "QuickMath" Calculator Inside Fields

Naast de QuickBooks-calculator, raadt Corsica Technologies ook aan om de QuickMath-calculator van QuickBooks te gebruiken, waarmee je direct in een veld kunt berekenen. Selecteer een gebied, typ de "=" - toets en een mini-tape verschijnt. Hiermee kunt u uw berekeningen in het veld uitvoeren, zodat u niet naar de QuickBooks-rekenmachine hoeft te gaan.


16. Reconcie QuickBooks-accounts

Volgens SLC Bookkeeping is het afstemmen van al uw QuickBooks-accounts de belangrijkste taak en moet dit eerst worden gedaan voordat een transactie wordt gedaan. Dit is de enige manier om ervoor te zorgen dat al uw transacties worden geregistreerd. Verzoen alle accounts, inclusief bankrekeningen, creditcards, leningen, kredietlijnen en elke rekening met een begin- en eindsaldo.

17. Maak een back-up van uw QuickBooks

Kabbage biedt verschillende handige QuickBooks-tips en een daarvan is om je gegevens te beveiligen door een back-up van je QuickBooks te maken. U kunt een automatisch schema instellen om een ​​back-up van uw gegevens te maken, zodat u dit belangrijke proces niet vergeet.


18. Gebruik snelkoppelingen bij het invoeren van datums

Het gebruik van sneltoetsen voor QuickBooks is een manier om tijd te besparen. Er zijn verschillende sneltoetsen op het toetsenbord en Yeo & Yeo beveelt het gebruik van sneltoetsen aan om een ​​datum in uw transactie te typen. Deze snelkoppelingen voor de datum bevatten de volgende:

  • w = eerste dag van de week
  • k = laatste dag van de week
  • m = eerste dag van de maand
  • h = laatste dag van de maand
  • y = eerste dag van het jaar
  • r = laatste dag van het jaar

19. Gebruik de rechtermuisknop-menu's

Een van de tips die MyVao.com suggereert is het gebruik van rechtsklikmenu's, wat een goed alternatief is voor een beroep op de werkbalk. Met rechtsklikmenu's kunt u menu's openen door met de rechtermuisknop te klikken en de gewenste actie te selecteren. Deze functie is beschikbaar in verschillende secties.

20. Gebruik de functie Programmavoorkeuren

Volgens S & O Chartered Professional Accountants kunt u de programmavoorkeuren van uw eigen bedrijf instellen om uw QuickBook-transacties efficiënter te maken. U kunt dit doen door naar het menu Bewerken te gaan en op Voorkeuren te klikken. U kunt de standaardaccounts instellen voor het schrijven van cheques, de standaard jaarlijkse rente, omzetbelasting en nog veel meer.

21. Gebruik het tabblad Rapporten om gemakkelijk de transactiegeschiedenis te openen

Wist u dat u eenvoudig de geschiedenis van een QuickBooks-transactie kunt vinden door eenvoudigweg op het tabblad "Rapporten" en "Transactiegeschiedenis" te klikken? EmergeApp.net raadt aan om deze functie te gebruiken de volgende keer dat u alle bijbehorende facturen en creditnota's voor een bepaalde factuurbetaling nodig hebt om tijd en energie te besparen.

22. Wis regelmatig uw cookies en cache

Als u QuickBooks Online gebruikt, raadt Enix & Associates LLC u aan om uw cookies en cache regelmatig te wissen om uw QBO het beste te laten werken. QuickBooks is een software as a services (SaaS) -product, dus cookies hebben invloed op uw QuickBooks-ervaring. Klik op het menupictogram van uw browser in de rechterbovenhoek. Klik op 'Hulpprogramma's' en 'Browsegegevens wissen'. Controleer de 'Cookies en andere plug-ins' en 'Opgeslagen afbeeldingen en bestanden' in het pop-upmenu en klik op de knop 'Browsegegevens wissen'.

23. Bescherm uw QuickBooks met een wachtwoord

Het is belangrijk om uw QuickBooks beveiligd en beveiligd te houden met een wachtwoord om de toegang tot risico's en controle te minimaliseren. Om dit te doen, stelt u gebruikers in door in de menubalk op "Bedrijf" te klikken. Ken een wachtwoord toe voor de QuickBooks Administrator-account. Volgens Woltman Group kunt u ook verschillende gebruikersaccounts, wachtwoorden en verschillende toegangsniveaus instellen voor meerdere QuickBooks-gebruikers in uw bedrijf.

Bottom Line - QuickBooks Snelkoppelingen & Tips

QuickBooks is ontworpen om niet-accountants ondernemers te helpen bij het uitvoeren van hun eigen bedrijfsadministratie. Het heeft veel gebruiksvriendelijke functies om uw boekhoudtransacties efficiënter te maken. Hoewel QuickBooks over het algemeen gemakkelijk te gebruiken is, zijn er andere trucjes om dingen een stuk eenvoudiger te houden. Gebruik de bovenstaande QuickBook-sneltoetsen en tips van de professionals voor een verbeterde QuickBooks-ervaring.

Bekijk de video: 50 PRO TIPS TO BECOME A GOD AT FORTNITE! All Advanced TipsUltimate Guide Fortnite Battle Royale (December 2019).

Loading...